Al utilizar Pasos rápidos en Microsoft Outlook, puede hacer clic en un botón para ejecutar una o más acciones automatizadas en un correo electrónico que seleccione. Si bien Outlook le ofrece algunos pasos rápidos prácticos prediseñados, es posible que desee crear los suyos propios.
Al configurar un Paso rápido personalizado, puede hacer cosas como mover un correo electrónico, crear una tarea y programar una reunión con un solo clic.
Cómo crear un paso rápido personalizado
Para crear su propio Paso rápido, diríjase a la pestaña Inicio y seleccione la flecha inferior en el cuadro Pasos rápidos.
Elija «Crear nuevo». Alternativamente, mueva el cursor a Nuevo paso rápido y seleccione «Personalizado» en el menú emergente.
Hay varias categorías para elegir al crear un paso rápido personalizado. Cada uno ofrece una automatización útil que realmente puede ahorrarle tiempo.
1. Archiva tu mensaje
Puede configurar un Paso rápido con la categoría Archivo, que le permite mover, copiar o eliminar un correo electrónico rápidamente.
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Seleccione el cuadro desplegable Elegir una acción y elija una opción en la sección Presentación. Asigne un nombre a su paso rápido en la parte superior de la ventana.
Si elige una de las opciones de eliminación, no tiene que elegir nada más.
Si elige Mover a carpeta o Copiar a carpeta, use el cuadro siguiente para seleccionar la carpeta que desee. Esto es útil si mueves o copias correos electrónicos con frecuencia a la misma carpeta.
Opcionalmente, puede asignar una tecla de directo usando el cuadro desplegable en la parte inferior, así como insertar texto de información sobre herramientas para saber qué hace el paso rápido cuando pasa el cursor sobre él.
Haga clic en «Finalizar» para guardar su nuevo paso rápido.
2. Cambiar el estado del correo electrónico
Si desea cambiar el estado de un correo electrónico para leer o no leer o establecer la importancia, puede utilizar el paso rápido Cambiar estado.
Seleccione el cuadro desplegable Elegir una acción y elija una opción en la sección Cambiar estado. Luego, dale un nombre a tu paso rápido.
Si elige Marcar como leído o Marcar como no leído, no tiene que seleccionar nada más.
Si elige Establecer importancia, elija la prioridad en el siguiente cuadro desplegable que aparece. Esto resulta útil para marcar rápidamente mensajes como importantes.
Opcionalmente, asigne un directo y agregue información sobre herramientas, luego haga clic en «Finalizar» para guardar el paso rápido.
3. istrar categorías, tareas y banderas
Usando categorías, tareas y banderas, puedes hacer varias cosas con tu correo electrónico. Asigne una categoría, adjunte una bandera o cree una tarea. También puede borrar las categorías o etiquetas o marcar el mensaje como completo.
Seleccione el cuadro desplegable Elegir una acción y elija una opción en la sección Categorías, Tareas e Indicadores. Luego, asigne un nombre al paso rápido.
Como ejemplo, elegiremos la acción Categorizar mensaje. A continuación, seleccione la categoría en el cuadro desplegable siguiente. Luego, con un clic, podrás asignar una categoría al mensaje.
Como otro ejemplo, usaremos la acción Crear una tarea con texto de mensaje. Esta es una excelente acción para usar si istra sus tareas pendientes en Outlook. Luego, simplemente seleccione el Paso rápido y verá una nueva ventana de tarea abierta con el correo electrónico en el cuerpo.
Opcionalmente, asigne un directo y agregue información sobre herramientas, luego haga clic en «Finalizar» para guardar su paso rápido.
4. Responder, responder o reenviar
Con la categoría Responder, puede redactar un mensaje nuevo, reenviar, responder o responder a todos, responder con una reunión o reenviar el correo electrónico como un archivo adjunto.
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Seleccione el cuadro desplegable Elegir una acción y elija una opción en la sección Responder.
Un buen ejemplo aquí es reenviar el mensaje como un archivo adjunto. Esto es perfecto si tiendes a recibir correos electrónicos que sueles reenviar a otra persona. Elija Reenviar mensaje como archivo adjunto en el cuadro Elegir una acción. Para completar el resto de detalles en su momento no es necesario seleccionar nada más.
Para completar previamente los detalles del correo electrónico que reenvía, seleccione «Mostrar opciones».
Luego puede agregar todo lo que desee al correo electrónico, incluido el asunto, la bandera, la importancia y el texto. Solo recuerde, estos detalles se aplican cada vez que utiliza Quick Step.
Asegúrese de nombrar el paso rápido y seleccionar las opciones adicionales en la parte inferior. Haga clic en «Finalizar».
5. Crear una cita
La categoría Cita es ideal para aquellos mensajes que recibe y que a menudo provocan reuniones. Puede programar una nueva reunión o crear una cita.
Un ejemplo asombroso es la creación de una nueva reunión.
Para configurar una convocatoria de reunión en blanco que puede completar en el momento, simplemente seleccione Nueva reunión en el cuadro desplegable Elegir una acción y nada más. Para completar previamente los detalles de la reunión, seleccione «Mostrar opciones».
Al igual que el paso rápido Responder anterior, puede agregar detalles opcionales como asistentes, tema, ubicación, importancia y texto. Nuevamente, estos detalles se aplican cada vez que utiliza el Paso Rápido.
Asigne un nombre a su paso rápido y seleccione las opciones adicionales en la parte inferior. Haga clic en «Finalizar».
6. Manejar conversaciones
La última categoría de Quick Step para acciones personalizadas es Conversaciones. Con él, siempre podrás mover mensajes en la conversación o simplemente ignorarlos.
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Seleccione el cuadro desplegable Elegir una acción y elija una opción en la sección Conversación.
Si elige mover los mensajes, seleccione la ubicación en el cuadro desplegable siguiente. Si elige ignorar los mensajes, no tiene que seleccionar nada más.
Asigne un nombre a su paso rápido, elija una opción en la parte inferior si lo desea y haga clic en «Finalizar».
Cómo utilizar su paso rápido
Después de crear un paso rápido personalizado, puede usarlo como las opciones predefinidas. Seleccione el correo electrónico y diríjase a la pestaña Inicio. Elija la acción en el cuadro Paso rápido en la misma sección de la cinta con el mismo nombre. ¡Y eso es todo!
Si el Quick Step se mueve, marca o responde, sucederá automáticamente cuando hagas clic en el botón. Si configura un Paso rápido para reenviar un mensaje, crear una tarea o programar una cita, verá aparecer el cuadro correspondiente, como el Paso rápido que se muestra a continuación para crear una tarea.
Si bien las reglas en Outlook son excelentes para automatizar tareas sin mover un dedo, es posible que desee realizar una acción para realizar tareas repetitivas en correos electrónicos específicos. Este es el momento ideal para utilizar Quick Steps.
